排程管理實現按條件傳送郵件給不同使用者

1.1 版本

1.2 應用場景

使用者希望在排程管理中，透過公式或參數的形式，動態的將一個任務傳送到不同的郵箱中。

1.3 功能簡介

本文將透過具體的範例，示範排程管理中公式和參數的使用。

範例：根據工作日的值日安排，每天將庫存盤點郵件傳送到相應值班員的郵箱中。

管理者需要先準備一張範本，作為調度物件傳送到不同郵箱中。

點選下載範本：

庫存盤點.cpt

2.1 資料準備

建立一張普通報表。建立資料集 ds1：SELECT * FROM S產品。如下圖所示：

2.2 設計報表

範本樣式如下圖所示。

• 設定A1～D3儲存格不擴展，左父格為無。

• 設定A4~D4儲存格縱向擴展，B4～D4儲存格的左父格為A4儲存格。

• B1、D1儲存格插入公式：

2.3 定義範本參數

菜單欄選擇「範本>範本參數」，彈出範本參數設定對話框。

點選「 」按鈕，建立一個範本參數，雙擊該參數將它重命名為「email」，設定預設值為公式「D1」。

點選「確定」，完成範本參數的定義。如下圖所示：

3.1 設定發件人

發郵件，需要有一個發件人，否則傳送動作無法完成。

管理者登入數據決策系統，點選「管理系統>系統管理>郵箱」，新增發件人，點選「確定」，如下圖所示：

注1：發件人郵箱型別不同，配置步驟可能不完全相同，具體請參見：郵箱。

注2：配置完成後，請點選「傳送測試郵件」，確定郵箱可使用。

3.2 新增任務

管理者登入數據決策系統，點選「管理系統>排程管理>任務管理」，點選「新增任務」，新增一個排程管理任務。如下圖所示：

3.3 基本設定

「任務名稱」設定為「庫存盤點」。點選「下一步」，如下圖所示：

3.4 調度物件

1）物件型別選擇「報表範本」，選擇範本為 2.2 節準備的「庫存盤點.cpt」。

2）若已完成 2.3 節範本參數設定，點選「設定參數預設值」，系統會自動獲取範本中的參數「email」和參數預設值。

3）檔案名稱稱設定為「${now()}的庫存情況」。

4）附件存檔勾選「pdf」。

注：本步驟中勾選了什麼型別的「附件存檔」，傳送郵件時便可以選擇什麼型別的郵件附件。

點選「下一步」，如下圖所示：

3.5 調度週期

設定調度週期，實現在工作日中，每天將調度物件傳送到到值班員郵箱中。

1）執行頻率選擇「明細頻率設定」，點選「新增」。

2）設定執行時間為「18時0分」，執行日為「每日」，執行月為「全選」，點選「確定」，成功新增明細頻率。

3）勾選剛新增的明細頻率。

4）執行條件選擇「公式判斷」，輸入公式：ISWORKDAY(today())，實現只在工作日執行該調度任務。

點選「下一步」。如下圖所示：

3.6 檔案處理

注：收件人、副本、密送可選擇自訂郵箱，無需與數據決策系統的使用者綁定。自訂郵箱支援手動填寫和公式輸入，支援的格式請參見：排程管理支援的公式。

1）處理方式勾選「郵件通知」。

2）設定收件人郵箱，實現根據工作日的安排傳送郵件到對應值班員的郵箱中。

• 使用公式動態設定郵箱，設定收件人為：${SWITCH(WEEKDAY(TODAY()), 0, "Alice@qq.com", 1, "eoco@qq.com", 2, "wangwei@outlook.com",3,"hanwen@outlook.com",4,"zhangshan@qq.com",5,"Lisa@qq.com",6,"Anna@qq.com")}

  注：該公式中郵箱位址僅為展示函式用法，使用者在使用該公式時需自行填入正確的郵箱位址。

• 若已在 3.4 節中設定「email」參數，可以使用該參數動態設定郵箱，設定收件人為：${email}

3）主題為：${today()}的庫存情況

4）郵件內容為：今天庫存情況請查收

5）勾選「正文預覽報表內容」、「正文加上結果連結」、「使用附件 pdf」

點選「儲存」，如下圖所示：

3.7 效果查看

由於該任務的執行頻率是每天晚上 18 時執行一次，無法立刻看到任務效果。

為了立刻看到任務效果，可在「管理系統>排程管理>任務管理」介面找到該任務，選擇「執行一次」。

當任務執行一次後，對應的值班員即可接收到郵件。在郵件中可以查看到對應的附件、連結和報表。如下圖所示：