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需求工作流程配置

  • 文档创建者:数知鸟
  • 编辑次数:48次
  • 最近更新:数知鸟 于 2022-12-14
  • 概述

    不同类型的需求所需的工作流程不同,通过配置工作流形成不同的工作流程,用于设定对应需求在不同状态下的自动流转

    数知鸟提供两种工作流设置方式,分别是“流程图”和“列表”,两者在状态数量、状态内容、状态流转方面相互影响


    | 视频教程(建议观看)


    权限


    注:仅支持有「工作流程」权限的用户在有权限的空间内进行新建并调整工作流操作

    「空间」>「空间设置」>「权限分配」>选定权限组(或添加权限组)>「空间设置」>【工作流程】

    1. 新建工作流程

    「空间」>空间设置」>「工作流程」>「新增工作流」


    2.流程图形式配置

    选择“流程图”形式,点击左上角工作流名称,可对其进行更改;点击左上方「+添加状态」即可新增状态,点击单一状态后的「…」可编辑状态、设置处理人、配置需填字段,删除状态;也可通过增加状态间连线的方式设置流转方向

    2.1编辑工作流名称

    点击左上角已有工作流名称,如“需求处理”,可编辑工作流名称

    2.2添加状态

    若未选中已有状态的情况下,点击左上角「+添加状态」,新增状态类型默认为“待开始”,对应列表位置为末尾

    若选中已有状态的情况下,点击左上角「+添加状态」,新增状态类型默认与该状态类型一致,对应列表位置为该状态后


    2.3修改状态名称和状态类型

    悬浮至具体状态上,点击「…」,选择「编辑状态」,修改状态名称和状态类型

    2.4设置处理人

    悬浮至具体状态上,点击「…」,选择「设置处理人」,可选择该状态的默认处理人,平台提供五种节点处理人的设置选择:部门、角色、权限组、成员、动态处理人,具体介绍可点击3.5可进行具体查看

    2.5配置流转需填字段

    悬浮至具体状态上,点击「…」,选择「配置流转字段」,可添加需填字段、设置是否必填、设置字段提示、移动字段展示顺序等

    注1:此处流转字段的设置,与需求类型设置中操作一致,具体可以参考帮助文档

    注2:此状态配置的字段为流转至该状态时出现的弹窗中显示的需填字段(触发点是点击流转)

    2.6设置状态流转方向

    悬浮至具体状态上,该状态周围显示4个操作点,选中任意一点,拖拽带箭头的连线至目标状态,例:将“处理中”状态连线至“主管审核”状态,则表示“处理中”状态处理完成后可流转至“主管审核”状态

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    若需删除已有连线,将鼠标悬浮在目标连线上泽会出现【x】,点击后连线删除

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    2.7设置步骤名称

    步骤是两个需求状态之间的连接,使需求从一个状态转换到另一个状态的过程,在需求状态流转时使用。设置步骤可增加状态流转关系的可理解性、降低上手使用难度。步骤名称默认为流转至目标状态的状态节点名称,流程图形式中,可双击连线命名步骤。

    例如:“待审核”状态,若“审核通过”可流转到“处理中”状态,若“审核不通过”可流转到“退回状态”

    2.8调整流程图展示

    支持拖拽状态节点所在画布位置,以清晰连线、让整个流程图可视性更强

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    2.9删除状态

    悬浮至具体状态上,点击「…」,选择「删除状态」,确认无误后即可删除

    注:不可删除仅有1个的“待开始”和“已结束”类型的状态

    3.列表形式配置

    选择“列表”形式,点击左上角工作流名称,可对其进行更改,点击状态列表末的「+添加状态」即可在末尾新增状态,点击单一状态后的「…」可编辑名称、在此后添加状态、配置该状态需填字段,删除状态。


    3.1编辑工作流名称

    点击左上角已有工作流名称,如“需求处理”,可编辑工作流名称

    3.2添加状态

    点击状态列表末的「+添加状态」即可在末尾新增状态,且类型默认为【待开始】

    点击单一状态后的「…」>「在此后添加状态」可在该状态后添加状态,且新添状态类型与该状态相同

    3.3修改状态名称

    点击目标状态右上方的「…」,选择「编辑名称」,即可修改状态名称

    3.4配置流转需填字段

    点击目标状态右上方的「…」,选择「配置需填字段」,可添加需填字段、设置是否必填、设置字段提示、移动字段展示顺序等

    其中,若删除所有字段,状态即可无弹窗快速切换

    注1:此处流转字段的设置,与需求类型设置中操作一致,具体可以参考帮助文档

    注2:此状态配置的字段为流转至该状态时出现的弹窗中显示的需填字段(触发点是点击流转)


    3.5设置处理人

    添加状态后,可设置每个对应状态下的节点处理人,平台提供五种节点处理人的设置选择:部门、角色、权限组、成员、动态处理人

    1、部门

    可以单选或者多选部门,需求流转到该状态时方便缩小具体处理人的选择范围,比如在「待处理」状态在「运营部」选一成员处理。

    PS.若需该部门内所有人都收到需求处理通知并能处理,则勾选弹窗最下方“所有指定成员收到通知并可处理需求”

    2、角色(企业概念)

    可以单选或多选角色,需求流转到该状态时方便缩小具体处理人的选择范围,比如在「待处理」状态在「企业管理员」选一成员处理。

    PS.若需该角色内所有人都收到需求处理通知并能处理,则勾选弹窗最下方“所有指定成员收到通知并可处理需求”

    3、限组(空间概念)

    可以单选或多选权限组,需求流转到该状态时方便缩小具体处理人的选择范围,比如在「待处理」状态在「分析组」选一成员处理。

    PS.若需该权限组内所有人都收到需求处理通知并能处理,则勾选弹窗最下方“所有指定成员收到通知并可处理需求”


    4、成员

    可以单选或者多选成员,需求流转到该状态时自动选择。

    注:若需选择的所有成员都收到需求处理通知并能处理,则勾选弹窗最下方“所有指定成员收到通知并可处理需求”

    5、动态处理人

    动态处理人分为成员字段和部门主管

    其中成员字段,包含需求提出人和报表制作人

    部门主管分为需求提出人、上一状态处理人、报表制作人的1~5级主管

    • 若成员所在的部门没有X级主管,则该节点没有处理人,默认填充处理人为上一节点处理人

    • 有多个部门主管时,处理人为空,需成员手动选择

    • 集成用户体系可在通讯工具后台调整部门架构,自建用户体系设置部门主管可参考帮助文档

    3.6设置状态类型和流转方向

    1.每个状态都需配置对应的状态类型,状态类型分为「待开始」、「进行中」和「已结束」用于区分需求的大致进度,便于做进一步的统计和分析

    2.每个状态可在“可流转到”设置该状态完成后的可流转方向


    3.7设置步骤名称

    步骤是两个需求状态之间的连接,使需求从一个状态转换到另一个状态的过程,在需求状态流转时使用。设置步骤可增加状态流转关系的可理解性、降低上手使用难度。步骤名称默认为流转至目标状态的状态节点名称,列表形式可点击流转目标状态旁的编辑符号编辑步骤名称。

    例如:“待审核”状态,若【审核通过】可流转到“处理中”状态,若【审核不通过】可流转到“退回状态”

    3.8删除状态

    点击目标状态右上方的「…」,选择「删除状态」,确认无误后即可删除

    注:不可删除仅有1个的“待开始”和“已结束”类型的状态


    3.9调整状态排序

    需求状态的排序即【列表】形式中的排列,影响需求详情下方的流转状态展示

    支持拖拽调整

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    4.配置自动化流转

    展开完成设置的工作流程,点击目标状态右上角「…」>「配置自动化流转」,出现配置自动化流转弹窗。具体介绍参见:配置自动化流转

    5. 应用工作流程

    配置好工作流程后可以将工作流程配置到需求类型上。将「需求类型」拖动到为其配置的工作流的「应用于」即可

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    6.需求详情查看流程图

    为便于提出者及处理人了解当前节点所在总体流程位置、了解需求进度,也便于处理者处理复杂流程时,从全局角度判断流转到哪一状态为最有操作,点击需求详情中当前状态后的标识即可在需求详情中可视化查看流程图

    注:当前状态以圆角图形强调,也可缩放具体查看


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