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如何快速办理新员工入职

  • 文档创建者:RosieY
  • 历史版本:12
  • 最近更新:Jolie 于 2022-07-14
  • 1.概述

    1.1 背景

    林晓晓是小数公司负责办理新员工入职的人事专员,和招聘同事梁楠确认新员工入职时间;新员工报道当天,指引其完成相关档案信息的填写,是林晓晓的工作重点。

    当天入职人员少时,她还能井条有序的安排,遇上人数较多的入职日,填写信息有疑问、入职办理现场闹哄哄,一个人应付多个人,完全处理不过来,一天下来,忙的晕头转向。

    如何在人数较多的入职日,也能让林晓晓井条有序的安排新员工入职呢?

    1.2 思路

    利用 FineReport 报表展示和填报的功能,结合数据决策系统,建立一个轻量级的入职办理模块,快速且准确的办理入职。如下图所示:

    为减轻林晓晓的工作压力,可以从以下几个方面入手,能够使其在人数较多的入职日,也能轻松应对新员工入职。

    1)减少纸质化的信息填写,尽量避免信息搬运,减少信息确认耗费的时间。

    2)入职信息能够提前录入,入职当天,负责报道的人事专员只需要确认即可完成报到。

    3)实现在线签署合同,合同信息储存为电子版,方便快捷。

    招聘流程1 (3).png

    2. 实现方法

    2.1 避免纸质信息填写

    林晓晓办理入职,一般的流程为:入职当天,新员工填写纸质信息后,她将信息录入到系统中。这样操作,林晓晓无疑承担了大量信息誊写、信息确认的工作。

    想要避减轻这部分工作量,就必须取消填写纸质信息的步骤,直接通过电子表单录入信息。

    林晓晓可以给员工发一个「入职报到信息填写」表单,如下图所示:

    表单中信息录入会有一些校验规则,防止填写异常,同时填写此表单后,信息即可进入电子系统,不用再手动搬运输入。

    2.2 入职当天一键办理

    当入职信息通过电子表单的形式录入后,就可以是实现员工入职前填写信息。如面试通过后,在录用通知的邮件中添加「入职报到信息填写」 超链接。

    这样,在新员工报到前,入职信息就已录入系统,报到当天林晓晓只需简单核对信息,无误后办理入职即可。如下图所示:

    2.3 实现在线签署合同

    一般入职当天,都会进行合同签署,纸质版合同填写,容易出错,需要核对和整理,这也是一个比较耗费时间的过程。

    可以通过在线签署合同的方式,轻松便捷的签订合同。

    如下图所示,新员工报道后,即生成一条待签合同信息,其登录「人事管理系统」后,即可点击查询签订。

    3. 操作说明

    3.1 新员工提前填写信息

    1)应聘者面试通过成为待报道新员工后,招聘 HR 可以在录用通知中添加 入职报到信息填写 超链接,并提醒其按时填写。新员工点击超链接即可进入信息填写页面。如下图所示:

    2)新员工在「人才编号」处输入投递简历时显示的人才编号,即可带出入职时填写的信息,补全没有的信息提交即完成入职信息录入。如下图所示:

    2021-04-22_16-15-25.gif

    3.2 HR 一键办理入职

    1)新员工报道当天,负责办理入职的 HR 登录「人事管理系统」,点击「人员档案<HR办理入职」,找到该用户提交的入职申请。如下图所示:

    可点击 DEMO体验,在「业务场景应用>人事应用>人事管理系统」处使用人事专员林晓晓角色。

    2)HR 点击「处理状态」下「待入职」超链接,在「入职办理」弹窗「入职确认」处选择「已报道」,即完成入职办理。

    若该员工逾期未入职且确定不会来报道,则 HR 此处选择「未报道」即可。

    3.3 员工在线签订合同

    在入职办理时,若 HR在「入职办理弹窗」 中选择了「已报道」,将会为其生成一条待签合同记录,新员工登录「人事管理系统」,点击「劳动关系>我的合同」,即可看到待签合同。如下图所示:

    可点击 DEMO体验,在「业务场景应用>人事应用>人事管理系统」处使用新员工乔雨角色。

    点击「签订合同」超链接,即可签订合同。

    这里「签订合同」超链对应的在线签订合同功能模块可以借助一些在线签订平台实现,如法大大,e签宝等,DEMO 模板中不做功能集成示例,具体可参考对应平台的官网介绍。

    4. 下载试用

    4.1 系统试用

    新员工录入入职信息填写可点击如下链接投递简历:入职报到信息填写

    可点击:DEMO体验,在「业务场景应用>人事应用>人事管理系统」下体验。如下图所示:


    4.2 模板下载

    模板下载请点击链接:人事管理系统

    附件列表


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