排程管理支援組件預警

1.1 版本

1.2 應用場景

使用者在製作組件時，經常對資料異常值進行分析，進而指導業務的發展。

但是人工發現異常值的效率過低，使用者期望在異常值出現後，工程主動通知到相關人員。

1.3 功能簡介

透過排程管理任務中的預警判斷，可實現組件出現異常值後，主動推播給使用者，方便即時處理/優化。

1）「預警判斷」僅支援 BI 範本中的表格組件，不支援圖表組件或非 BI 範本。

2）「預警判斷」支援對組件中參與分析的結果欄位設定預警條件。

3）「預警判斷」支援「郵件通知」和「使用者端通知」。

本文範例：

「業務主題>銷售管理>銷售業績達成情況」主題下的「銷售業績達成情況」儀表板，存在組件「銷售小組目標完成情況分析」。

設定排程管理任務，每天晚上18時，檢查組件「銷售小組目標完成情況分析」中是否存在項目利潤率低於0，若低於0就要透過郵件通知銷售部銷售主管。

2.1 設定寄件人

該排程管理任務需要給銷售部銷售主管發郵件，需要有一個寄件人，否則傳送動作無法完成。

管理者登入FineBI系統，點選「管理系統>系統管理>信箱」，新增寄件人，點選「確定」，如下圖所示：

注1：寄件人信箱類型不同，配置步驟可能不完全相同，具體請參見：信箱。

注2：配置完成後，請點選「傳送測試郵件」，確定信箱可使用。

2.2 設定收件人

該排程管理任務需要給銷售部銷售主管的信箱發郵件，因此要先為銷售主管 Lisa 綁定信箱。

管理者登入FineBI系統，點選「管理系統>使用者管理>所有使用者」，編輯銷售主管 Lisa 的使用者資訊，填入信箱資訊，點選「確定」。如下圖所示：

注：本範例僅示範如何對系統內的使用者配置信箱，管理者也可在同步/手動新增使用者時配置好信箱，詳情請參見：新增使用者、匯入使用者、同步使用者。

2.3 新增任務

管理者登入FineBI系統，點選「管理系統>排程管理>任務管理」，點選「新增任務」，新增一個排程管理任務。如下圖所示：

2.4 基本設定

1）「任務名稱」設定為「銷售業績達成情況」。

2）點選「預設使用者組」的「編輯」按鈕。部門選擇銷售部的「銷售主管」，點選確定。如下圖所示：

注：本步驟中也可不設定預設使用者組，那麼在設定郵件收件人時，可以傳送給指定的信箱賬戶，但無法把信箱和數據決策系統的使用者聯動。

確認部門處已選定「所有部門:銷售部:銷售主管; 」，點選「確定」，預設使用者組設定完成。點選「下一步」，如下圖所示：

2.5 調度物件

1）物件類型選擇：BI範本

2）選擇範本：「業務主題>銷售管理>銷售業績達成情況」主題下的「銷售業績達成情況」儀表板

3）檔案名稱設定：${today()}銷售業績

4）附件存檔選擇：pdf

點選「下一步」，如下圖所示：

2.6 調度週期

1）設定執行頻率

執行頻率選擇「明細頻率設定」，點選「新增」。

設定執行時間為「18時0分」，執行日為「每日」，執行月為「全選」，點選「確定」，即可成功新增明細頻率。

2）設定執行條件

執行條件選擇「預警判斷」。

選擇組件「銷售小組目標完成情況分析」，設定預警條件為：項目利潤率小於0。

點選「下一步」。如下圖所示：

2.7 檔案處理

1）處理方式勾選「郵件通知」。

2）在「郵件通知」設定中：

• 寄件人為：系統預設寄件人，可下拉選擇其他寄件人

• 收件人為：「預設使用者組」

• 主題為：${today()}的銷售情況

• 郵件內容為：今日項目利潤率小於0，請即時關注異常項目組。

• 勾選：正文預覽組件內容

• 勾選：使用附件
  

點選「儲存」，如下圖所示：

2.8 效果預覽

由於該任務的執行頻率是每日晚上18時執行一次，無法立刻看到任務效果。

為了立刻看到任務效果，可在「管理系統>排程管理>任務管理」介面找到該任務，選擇「執行一次」。

當任務執行一次後，職位「銷售部>銷售主管」對應的使用者 Lisa 綁定的信箱中，收到一封來自FineBI系統的郵件。

郵件內容如下圖所示：

3.1 使用前提

如需使用「預警判斷」功能。需要滿足以下前提

3.1.1 物件類型

「預警判斷」僅對FineBI儀表板生效。

排程管理的「調度物件>物件類型」，必須選擇「BI範本」，否則無法設定「預警判斷」任務。

3.1.2 選擇範本

「預警判斷」僅對FineBI儀表板中的表格組件生效。

排程管理的「調度物件>選擇範本」，必須選擇含表格組件的儀表板，否則預警判斷中無可用組件。

3.2 選擇組件

執行條件選擇「預警判斷」後，支援「選擇組件」。

1）組件選項包括儀表板中所有有資料權限的表格組件，按照組件建立日期排序。

2）一個任務僅能對一個表格組件進行預警判斷，不支援多選

3）當已選擇組件，新增預警條件，此時切換組件，則預警條件清空

注：「預警判斷」僅支援 BI 範本中的表格組件，不支援圖表組件或非 BI 範本。

3.3 預警條件

支援選擇表格組件的結果欄位，包括維度和指標。

1）維度

• 展示分組結果值和其他未分組的原始值

• 日期欄位為年月日分組的原始值

• 相同欄位按照分析區域內展示順序先後展示

2）指標

• 展示結果值，不包括合計行和組內合計行

3）過濾器、表格屬性、隱藏的欄位不支援設定

3.4 任務執行

預警任務執行時：

首先判斷預警條件是否異常（如欄位權限丟失、欄位丟失等）。

• 若預警條件異常則預警任務執行失敗。

• 若預警條件正常則預警任務繼續執行。

預警條件判斷正常後，按照任務使用者組依次執行對應的預警判斷。

• 若 A 使用者執行異常，則跨越，被跨越的使用者在任務執行詳情裏會進行標記。

• 若 B 使用者執行成功，傳送預警通知。

• 依次執行，直至任務執行完成，單個使用者執行失敗不影響剩餘使用者。

4.1 調度物件

4.1.1 調度結果

1）若不勾選「調度結果」，按照組件歸屬人的資料權限，判斷是否傳送預警至整個使用者組。

2）若勾選「調度結果」，則按照使用者組成員各自的資料權限，判斷是否傳送與預警給某個使用者。

      勾選該按鈕後，可根據設定的 行列權限 給不同使用者傳送不同資料結果。

4.1.2 附件存檔

如勾選了任何「附件存檔」，會為預警組件和儀表板分別生成一份附件進行存檔。

4.2 調度週期

為了保證預警任務的高效可用，建議預警任務的執行頻率不小於1小時。

4.3 條件失效

排程管理任務設定完成後，預警判斷的預警條件可能會標紅失效。

1）失效原因

• 當欄位丟失時，欄位標紅且提示 「當前欄位已丟失」

• 當對應使用者無該欄位權限時，欄位標紅且提示「無該欄位權限」

   注：當欄位的分組類型改變後，不會影響使用者的預警任務執行。

          如果分組改變前後，對應的預警條件仍可以匹配，則對應的預警還是會觸發。

2）條件類型

• 或條件：單條預警條件失效，不影響其他條件，仍然生效。

• 且條件：若排程管理任務中存在「且」類型的預警條件失效，則該調度任務執行失敗。

4.4 郵件通知

1）正文預覽內容

若排程管理任務配置了「預警判斷」，在「檔案處理>郵件通知>郵件內容」中，新增「正文預覽組件內容」選項

使用者可自行選擇在郵件「正文預覽範本內容」和「正文預覽組件內容」。

若同時勾選兩項，正文中優先展示預警組件內容，其次展示儀表板內容。

2）使用附件

若排程管理任務配置了「預警判斷」，且勾選了附件存檔，在「檔案處理>郵件通知>郵件內容」中：

• 6.1.1之前版本，支援勾選「使用範本附件」，勾選後，郵件附件會傳送儀表板和預警組件兩份附件

• 6.1.1及之後版本，新增「使用組件預警附件」選項。使用者可自行選擇在郵件中「使用範本附件」和「使用組件預警附件」。