定时调度邮件通知

1.1 版本

1.2 应用场景

用户需要以邮件的形式分配任务或将结果告知其他人时，可设置定时任务发送邮件。

1.3 功能简介

设置发件人和收件人，在定时任务完成后进行邮件提醒，发送邮件将结果告知收件人。

本文第二章通过一个简单示例演示定时调度邮件通知功能的使用方法。

本文第三章对定时调度邮件通知功能进行详细讲解。

注：调度对象步骤中「对象类型」若选择 FineReport 报表模板，请参考 定时任务发送邮件

本文示例：通过定时调度任务，每天晚上 18 时，给销售部销售主管的邮箱推送最新的销售明细情况。

示例仪表板：「行业应用>零售电商>销售管理中心驾驶舱」主题下的「产品销售分析」仪表板。

该仪表板调用的数据为：「公共数据>部门数据>销售_Lisa」文件夹中的数据表。

2.1 设置发件人

发邮件，需要有一个发件人，否则发送动作无法完成。

管理员登录数据决策系统，点击「管理系统>系统管理>邮箱」，添加发件人，点击「确定」，如下图所示：

注1：发件人邮箱类型不同，配置步骤可能不完全相同，具体请参见：邮箱。

注2：配置完成后，请点击「发送测试邮件」，确保邮箱可使用。

2.2 设置收件人

该定时调度任务需要给销售部销售主管的邮箱发邮件，因此要先为销售主管 Lisa 绑定邮箱。

点击「管理系统>用户管理>所有用户」，编辑销售主管 Lisa 的用户信息，填入邮箱信息，点击「确定」。如下图所示：

注：本示例仅演示如何对系统内的用户配置邮箱，管理员也可在同步/手动添加用户时配置好邮箱，详情请参见：添加用户、导入用户、同步用户。

2.3 添加任务

管理员登录FineBI系统，点击「管理系统>定时调度>任务管理」，点击「添加任务」，添加一个定时调度任务。如下图所示：

2.4 基本设置

1）「任务名称」设置为「销售业绩达成情况」。

2）点击「默认用户组」的「编辑」按钮。部门选择销售部的「销售主管」，点击确定。如下图所示：

注：本步骤中也可不设置默认用户组，那么在设置邮件收件人时，可以发送给指定的邮箱账户，但无法把邮箱和数据决策系统的用户关联。

确认部门处已选定「所有部门:销售部:销售主管; 」，点击「确定」，默认用户组设置完成。点击「下一步」，如下图所示：

2.5 调度对象

1）对象类型选择「BI模板」，选择模板：「行业应用>零售行业」下的「产品销售分析」仪表板。

2）文件名称设置为「${now()}的销售情况」。

3）附件存档选择「pdf」。

点击「下一步」，如下图所示：

注：本步骤中勾选了什么类型的「附件存档」，发送邮件时便可以选择什么类型的邮件附件。

2.6 调度周期

执行频率选择「明细频率设置」，点击「添加」。

设置执行时间为「18时0分」，执行日为「每日」，执行月为「全选」，点击「确定」，即可成功添加明细频率。

点击「下一步」。如下图所示：

2.7 文件处理

1）处理方式勾选「邮件通知」。

2）在「邮件通知」设置中：

• 发件人为：系统默认发件人，可下拉选择其他发件人

• 收件人为：「默认用户组」

• 主题为：${today()}的销售情况

• 邮件内容为：今天销售情况请查收。

• 勾选：正文预览模板内容

• 勾选：使用附件
  

点击「保存」，如下图所示：

2.8 效果预览

由于该任务的执行频率是每天晚上18时执行一次，无法立刻看到任务效果。

为了立刻看到任务效果，可在「管理系统>定时调度>任务管理」界面找到该任务，选择「执行一次」。

当任务执行一次后，职位「销售部>销售主管」对应的用户 Lisa 绑定的邮箱中，收到一封来自数据决策系统的邮件。

邮件内容如下图所示：

在「定时调度>文件处理」步骤中，用户可选择「邮件通知」处理方式。如下图所示：

本章将详细介绍邮件通知处理方式的功能和注意事项。

3.1 发件人

发邮件，需要有一个发件人，否则发送动作无法完成。

管理员登录数据决策系统，点击「管理系统>系统管理>邮箱」，配置发件人账户，点击「保存」，如下图所示：

设置定时调度任务时，发件人处默认选择「系统默认发件人」，可下拉选择其他发件人。

注1：发件人邮箱类型不同，配置步骤可能不完全相同，具体请参见：邮箱。

注2：配置完成后，请点击「发送测试邮件」，确保邮箱可使用。

3.2 收件人

收件人可为「默认用户组」和「自定义邮箱」。

注：若邮件通知收件人为空，保存任务时会出现弹窗提示「邮件收件人不能为空」，保存失败。

1）默认用户组

默认用户组为「定时调度>基本设置」中设置的默认用户组，定时调度任务会给数据决策系统的用户的邮箱发送邮件。

需要注意，默认用户组的用户信息，若未绑定邮箱，则邮件无法成功发送。

2）自定义邮箱

自定义邮箱支持手动填写多个邮箱，无需与数据决策系统的用户绑定，邮箱之间用「,」隔开。例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com

注：手动填写的邮箱地址（例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com），输入的字符长度若超过1000，无法保存任务，提示「任务添加失败」，如下图所示：

        解析的邮箱地址（例如使用公式输入），输入的字符长度不受FineBI限制，可以保存任务。但可能会因为邮箱服务器限制等环境因素，导致任务执行失败。

3.3 抄送/密送

抄送和密送的收件人可为「平台用户」和「自定义邮箱」。

1）平台用户

抄送和密送的对象可选择数据决策系统中用户，定时调度任务会给数据决策系统的用户的邮箱抄送/密送邮件。

• 允许选择的平台用户信息必须绑定了邮箱。

• 若平台用户未信息未绑定邮箱，则不出现在下拉列表中。

• 抄送和密送的收件人邮箱会按照用户选择的顺序在邮件中依次显示。

2）自定义邮箱

自定义邮箱支持手动填写多个邮箱，无需与数据决策系统的用户绑定，邮箱之间用「,」隔开。例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com

注：手动填写的邮箱地址（例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com），输入的字符长度若超过1000，无法保存任务，提示「任务添加失败」，如下图所示：

        解析的邮箱地址（例如使用公式输入），输入的字符长度不受FineBI限制，可以保存任务。但可能会因为邮箱服务器限制等环境因素，导致任务执行失败。

3.4 主题

主题就是邮件的标题，必填项，不可为空。

1）邮件主题支持普通文本，手动输入即可。

2）邮件主题支持公式，可以使用的公式请参见：定时调度支持的公式 。

3.5 邮件内容

邮件内容就是邮件的正文内容，非必填项。

1）支持文本

邮件内容支持普通文本，手动输入即可。

2）支持公式

邮件内容支持公式，可以使用的公式请参见：定时调度支持的公式 。

3）支持 HTML 标签

邮件内容中可使用 HTML 标签。如下图所示：

邮件中可使用的 HTML 标签包括：a, abbr, b,  br, button, dd,  dl, dt, form,  hr,  i, img, input, li,  ol, p, span,  sub, sup, table, td,  tr, ul

用户在使用 HTML 时请参考如下建议：

• 大部分邮件客户端不支持 body 标签，如果遇到没有使用 body 标签导致其他标签没有被解析，可以尝试添加 body 标签。

• 网页布局尽量使用 table 标签，不要使用 div 标签。

• img 标签是唯一客户引用的外部资源，但是不少客户端默认不显示图片（比如 Gmail ），所以要确保即使没有图片，主要内容也能被阅读。同时，有些客户端会给图片链接加上边框，要去除边框：

<img border="0" style="display:block;">

• 同时建议所有的图片都定义明确的高和宽。

• 所有的 CSS 规则，不要采用简写形式，且需要使用行内样式。

• 当邮件内容以 HTML 格式显示时，部分字体不支持显示。
  

• 不支持字体的具体特征为：字体名称中间含有空格、「-」等特殊符号，例如「Windding 3」。

• 不支持显示的字体会显示为 SimSun 字体。

3.6 正文预览模板内容

若勾选「正文预览模板内容」选项，那么在邮件正文中会直接以图片格式显示仪表板内容。

3.7 使用附件

若在定时调度任务「调度对象>附件存档」设置中未勾选任何附件，那么在「邮件通知」时「使用附件」功能置灰，邮件中不存在附件文件。

若在定时调度任务「调度对象>附件存档」设置中勾选了附件，那么在「邮件通知」时便可选择「使用附件」。

勾选了什么类型的「附件存档」，发送邮件时便会发送什么类型的邮件附件。

3.8 收到的邮件

收到的邮件和设置项的对应关系如下图所示：

注：若勾选「正文预览模板内容」，正文以图片形式展示。