1. 概述
1.1 版本
| BI 伺服器版本 | 功能變更 |
|---|---|
| 6.0 | - |
1.2 應用場景
使用者需要以郵件的形式分配任務或將結果告知其他人時，可設定定時任務傳送郵件。
1.3 功能簡介
設定寄件人和收件人，在定時任務完成後進行郵件提醒，傳送郵件將結果告知收件人。
本文第二章透過一個簡單範例示範排程管理郵件通知功能的使用方法。
本文第三章對排程管理郵件通知功能進行詳細講解。
注：調度物件步驟中「物件類型」若選擇 FineReport 報表範本，請參考 定時任務傳送郵件
2. 範例
本文範例：透過排程管理任務，每天晚上 18 時，給銷售部銷售主管的信箱推播最新的銷售明細情況。
範例使用的BI儀表板為：「行業應用>零售行業」下的「產品銷售分析」儀表板。
該儀表板使用的資料表為：「資料列表（抽取）>功能資料>銷售DEMO」下的資料表
2.1 設定寄件人
發郵件，需要有一個寄件人，否則傳送動作無法完成。
管理者登入數據決策系統，點選「管理系統>系統管理>信箱」，新增寄件人，點選「確定」，如下圖所示：
注1：寄件人信箱類型不同，配置步驟可能不完全相同，具體請參見：信箱。
注2：配置完成後，請點選「傳送測試郵件」，確定信箱可使用。
2.2 設定收件人
該排程管理任務需要給銷售部銷售主管的信箱發郵件，因此要先為銷售主管 Lisa 綁定信箱。
點選「管理系統>使用者管理>所有使用者」，編輯銷售主管 Lisa 的使用者資訊，填入信箱資訊，點選「確定」。如下圖所示：
注：本範例僅示範如何對系統內的使用者配置信箱，管理者也可在同步/手動新增使用者時配置好信箱，詳情請參見：新增使用者、匯入使用者、同步使用者。
2.3 新增任務
管理者登入數據決策系統，點選「管理系統>排程管理>任務管理」，點選「新增任務」，新增一個排程管理任務。如下圖所示：
2.4 基本設定
1）「任務名稱」設定為「今日銷售明細」。
2）點選「預設使用者組」的「編輯」按鈕。部門選擇銷售部的「銷售主管」，點選確定。如下圖所示：
注：本步驟中也可不設定預設使用者組，那麼在設定郵件收件人時，可以傳送給指定的信箱賬戶，但無法把信箱和數據決策系統的使用者聯動。
確認部門處已選定「所有部門:銷售部:銷售主管; 」，點選「確定」，預設使用者組設定完成。點選「下一步」，如下圖所示：
2.5 調度物件
1）物件類型選擇「BI範本」，選擇範本：「行業應用>零售行業」下的「產品銷售分析」儀表板。
2）檔案名稱稱設定為「${now()}的銷售情況」。
3）附件存檔選擇「pdf」。
點選「下一步」，如下圖所示：
注：本步驟中勾選了什麼類型的「附件存檔」，傳送郵件時便可以選擇什麼類型的郵件附件。
2.6 調度週期
執行頻率選擇「明細頻率設定」，點選「新增」。
設定執行時間為「18時0分」，執行日為「每日」，執行月為「全選」，點選「確定」，即可成功新增明細頻率。
點選「下一步」。如下圖所示：
2.7 檔案處理
1）處理方式勾選「郵件通知」。
2）在「郵件通知」設定中：
寄件人為：系統預設寄件人，可下拉選擇其他寄件人
收件人為：「預設使用者組」
主題為：${today()}的銷售情況
郵件內容為：今天銷售情況請查收。
勾選：正文預覽範本內容
勾選：使用附件
點選「儲存」，如下圖所示：
2.8 效果預覽
由於該任務的執行頻率是每天晚上18時執行一次，無法立刻看到任務效果。
為了立刻看到任務效果，可在「管理系統>排程管理>任務管理」介面找到該任務，選擇「執行一次」。
當任務執行一次後，職位「銷售部>銷售主管」對應的使用者 Lisa 綁定的信箱中，收到一封來自數據決策系統的郵件。
郵件內容如下圖所示：
3. 功能詳情
在「排程管理>檔案處理」步驟中，使用者可選擇「郵件通知」處理方式。如下圖所示：
本章將詳細介紹郵件通知處理方式的功能和注意事項。
3.1 寄件人
發郵件，需要有一個寄件人，否則傳送動作無法完成。
管理者登入數據決策系統，點選「管理系統>系統管理>信箱」，配置寄件人賬戶，點選「儲存」，如下圖所示：
設定排程管理任務時，寄件人處預設選擇「系統預設寄件人」，可下拉選擇其他寄件人。
注1：寄件人信箱類型不同，配置步驟可能不完全相同，具體請參見：信箱。
注2：配置完成後，請點選「傳送測試郵件」，確定信箱可使用。
3.2 收件人
收件人可為「預設使用者組」和「自訂信箱」。
注：5.1.23 及之後版本，若郵件通知收件人為空，儲存任務時會出現彈窗提示「郵件收件人不能為空」，儲存失敗。
1）預設使用者組
預設使用者組為「排程管理>基本設定」中設定的預設使用者組，排程管理任務會給數據決策系統的使用者的信箱傳送郵件。
需要注意，預設使用者組的使用者資訊，若未綁定信箱，則郵件無法成功傳送。
2）自訂信箱
自訂信箱支援手動填寫多個信箱，無需與數據決策系統的使用者綁定，信箱之間用「,」隔開。例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com
注：手動填寫的信箱地址（例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com），輸入字元長度若超過1000，無法儲存任務，提示「任務新增失敗」，如下圖所示：
解析的信箱地址（例如使用公式輸入），輸入字元長度不受FineBI限制，可以儲存任務。但可能會因為信箱伺服器限制等環境因素，導致任務執行失敗。
3.3 副本/密送
副本和密送的收件人可為「平台使用者」和「自訂信箱」。
1）平台使用者
副本和密送的物件可選擇數據決策系統中使用者，排程管理任務會給數據決策系統的使用者的信箱副本/密送郵件。
允許選擇的平台使用者資訊必須綁定了信箱。
若平台使用者未資訊未綁定信箱，則不出現在下拉列表中。
副本和密送的收件人信箱會按照使用者選擇的順序在郵件中依次顯示。
2）自訂信箱
自訂信箱支援手動填寫多個信箱，無需與數據決策系統的使用者綁定，信箱之間用「,」隔開。例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com
注：手動填寫的信箱地址（例如111@qq.com,222@qq.com,333@qq.com），輸入字元長度若超過1000，無法儲存任務，提示「任務新增失敗」，如下圖所示：
解析的信箱地址（例如使用公式輸入），輸入字元長度不受FineBI限制，可以儲存任務。但可能會因為信箱伺服器限制等環境因素，導致任務執行失敗。
3.4 主題
主題就是郵件的標題，必填項，不可為空。
1）郵件主題支援普通正文，手動輸入即可。
2）郵件主題支援公式，可以使用的公式請參見：排程管理支援的公式 。
3.5 郵件內容
郵件內容就是郵件的正文內容，非必填項。
1）支援正文
郵件內容支援普通正文，手動輸入即可。
2）支援公式
郵件內容支援公式，可以使用的公式請參見：排程管理支援的公式 。
3）支援 HTML 標籤
郵件內容中可使用 HTML 標籤。如下圖所示：
郵件中可使用的 HTML 標籤包括：a, abbr, b, br, button, dd, dl, dt, form, hr, i, img, input, li, ol, p, span, sub, sup, table, td, tr, ul
使用者在使用 HTML 時請參考如下建議：
大部分郵件用戶端不支援 body 標籤，如果遇到沒有使用 body 標籤導致其他標籤沒有被解析，可以嘗試新增 body 標籤。
網頁佈局儘量使用 table 標籤，不要使用 div 標籤。
img 標籤是唯一客戶引用的外部資源，但是不少用戶端預設不顯示圖片（比如 Gmail ），所以要確定即使沒有圖片，主要內容也能被閱讀。同時，有些用戶端會給圖片連結加上邊框，要去除邊框：
同時建議所有的圖片都定義明確的高和寬。
所有的 CSS 規則，不要採用簡寫形式，且需要使用行內樣式。
當郵件內容以 HTML 格式顯示時，部分字體不支援顯示。
不支援字體的具體特徵為：字體名稱中間含有空格、「-」等特殊符號，例如「Windding 3」。
不支援顯示的字體會顯示為 SimSun 字體。
3.6 正文預覽範本內容
若勾選「正文預覽範本內容」選項，那麼在郵件正文中會直接以圖片格式顯示儀表板內容。
3.7 使用附件
若在排程管理任務「調度物件>附件存檔」設定中未勾選任何附件，那麼在「郵件通知」時「使用附件」功能置灰，郵件中不存在附件檔案。
若在排程管理任務「調度物件>附件存檔」設定中勾選了附件，那麼在「郵件通知」時便可選擇「使用附件」。
勾選了什麼類型的「附件存檔」，傳送郵件時便會傳送什麼類型的郵件附件。
3.8 收到的郵件
收到的郵件和設定項的對應關係如下圖所示：
注2：若勾選「正文預覽範本內容」，正文以圖片形式展示。
