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数据回填流程介绍

  • 文档创建者:Roxy
  • 历史版本:48
  • 最近更新:Naya 于 2024-10-08
  • 1. 概述

    1.1 应用场景

    在本产品中获取简道云数据后,可以进行复杂的数据处理和分析。

    同时,还支持将数据结果回填至简道云,以便简道云内部的成员进行查看和使用。这样的集成方案,可以推动团队的数据分析效率。

    1.2 功能简介

    • 用户可以在分析表中设置「自动化-数据回填」,即可将数据回填到简道云中;

    • 支持对回填触发时间、回填方式、回填位置等等进行自定义配置;

    1.3 实现效果

    本文示例背景:简道云数据源创建者 Naya ,为成员 MO 分配某一个分组的权限,让 MO 可以在分析数据后,将数据回填到简道云分组中。

    • 场景一:在本产品中授权简道云数据,对简道云数据进行处理后,再回填至简道云中。流程如下图所示:

    1.png

    • 场景二:MO 对其他数据源表进行处理后,回填到简道云中。流程如下图所示:

    2.png


    1.4 注意事项

    1)使用数据回填功能前提:

    • 若成员没有自动化回填的权限,请超管或者安全管理员为其 分配权限

    • 免费版不可使用此功能,请超管升级至高级版以上版本,详情参见:报价咨询

    • 如果数据回填表超限,请超管选择关闭部分表的回填操作,或者购买增值服务「简道云回填表数量」。

    查看/购买简道云回填表数量
    Group 1.png

    2)单表回填数据量限制:

    • 企业版及以上版本单表回填数据量上限为 30 万行,超过 30万行会导致部分数据回填失败。

    • 高级版单表回填数据量上限为 5 万,超过 5 万行会导致部分数据回填失败。如有需要,请管理员升级版本。详情参见:报价咨询

    2. 前提条件

    本文仅详细介绍回填操作,回填前的数据导入、权限分配等内容,表格中根据不同场景下的使用提供了内容索引,请大家根据实际情况进行操作。完成后再执行第 3 节的回填操作。

    2.1 场景一

    先在产品中获取简道云数据,对简道云数据进行处理后,再回填至简道云。需要经历以下几个步骤:

    步骤
    说明
    Naya 连接简道云数据源

    这几个步骤,参考 导入简道云数据源 文档的 2、3、4、5 节内容进行操作


    给 MO 分配简道云数据「修改」以上的权限
    MO 将数据表添加到团队中

    完成以上操作后,即可参考第 3 节进行回填操作。

    2.2 场景二

    以 Excel 表为例,如果是处理了 Excel 数据后,想要将数据回填至简道云中给其他成员查看。需要经历以下几个步骤:

    步骤
    说明
    MO 需要用户数据表所在项目的编辑权限,并对数据进行编辑

    要有数据表 A 所在项目的编辑权限,否则无法编辑数据表。

    若您不是项目的创建者,请创建者将该项目 协作 给您。

    Naya 连接简道云数据源

    若 MO 没有任何分组的「修改」权限,在进行回填设置时,回填位置没有可选项

    请参考 导入简道云数据源 文档的 2、3、4、5 节内容进行操作



    给 MO 分配简道云数据源中分组的「修改」权限

    完成以上操作后,即可参考第 3 节进行回填操作。

    3. 数据回填至简道云

    成员在项目中使用简道云数据做完分析后,下一步就是将处理好的数据回填至简道云了。

    3.1 示例

    1)打开更多>自动化」或者点击「+>自动化」进入设置界面,如下图所示:

    Group 21.png

    2)回填界面的详细说明如下表所示:

    Group 22.png

    数据回填设置说明如下表所示:

    功能说明
    触发条件/数据预览
    • 无论是否设置触发条件,但数据预览的数据条数要 >0 条,数据表更新后或者定时才可触发回填操作

    • 无论是否设置触发条件,回填的数据范围为分析表的结果数据,而不是筛选条件下的数据。

    什么是分析表的结果数据

    分析表的结果数据:主干上最后一个分析步骤的结果数据。

    即使在自动化回填分支上添加筛选步骤,回填的数据仍为「排序」步骤的结果数据。

    Group 23.png

    在不影响当前分析表数据的条件下,想要回填指定条件下的数据,可以创建一张新的子表,在主干上添加筛选步骤,那么就可以回填筛选后的数据。如下图所示:

    Group 24.png

    触发时间
    • 数据源表更新后:即数据表更新就触发回填操作;

    • 定时:可以设置开始时间和执行频率。

    数据回填

    开启后,满足触发条件时数据将回填到简道云表单中(如果不设置触发条件,在数据源表更新后或定时的时间,数据预览的条数 >0 条时即可触发回填操作。

    回填方式
    • 追加数据:将本表的全部数据添加到回填的简道云表单中,不会删除表单中已有的数据

    • 替换数据:将删除回填的简道云表单中的全部数据,替换为本表数据。

    注:替换数据会删除简道云原始表单中的全部数据,需要谨慎操作,删除后的数据在简道云数据回收站中可以找回,但是仅可以保留1天的数据;

    回填位置
    • 可设置回填到简道云的已有表单位置

    • 或者创建新的表单

    注:这里仅展示简道云数据源中有「修改」权限的分组,若没有想要的分组,请超管为您 分配权限

    辅助配置
    • 回填失败会发送短信,可选择短信通知对象

    • 发送短信通知会消耗短信容量,容量不够可以在版本信息」中购买

    3)例如设置回填创建一个新的表单,选择表单位置,点击「确定」后会对字段自动匹配。用户也可以手动调整「回填表字段-回填字段类型」字段的对应关系,回填之后就是对应的控件类型。如下图所示:

    注:地址、成员单选等特殊字段回填需要特别注意一下,详细内容参见文档:特殊字段回填

    Group 25.png

    3.2 触发操作

    若这张数据表是第一次设置数据回填,需要点击一下「立即触发」按钮,以后在触发时间就会自动执行数据回填操作。如下图所示:

    Group 26.png

    4.3 定时列表

    如果设置了定时回填,在定时列表中,可以查看所有数据表回填动作执行的相关情况,例如最近执行时间、下次执行时间,执行状态等。

    Group 29.png

    4. 回填状态查看

    在回填开始时会有状态提醒,如果回填数据量较大时,需要的时间略长,那如何判断回填操作是否完成呢?

    4.1 回填状态(系统字段)

    1)在回填时,无论是回填到已有表单或者是新建表单,在字段匹配列表最后展示固定的选项:「回填状态」(系统字段),这个字段会跟随其他字段一起回填到简道云中。

    Group 27.png

    2)打开简道云,在回填的简道云表单中,就会展示新的一列:「回填状态」(系统字段)。回填数据太多时,会分批次进行回填。最后一批回填的数据,回填状态显示为 1 ,其他行不填入内容。

    Group 28.png

    4.2 注意事项

    1)如果在数据表中,已经有一个字段叫:「回填状态」(系统字段),那么用户自己的这个字段也会被当做系统字段处理。建议更改自己字段的名称,不要和系统字段重名。

    2)年月、年季度等日期格式回填、回填失败等说明参见文档:数据回填其他说明

    3)在 简道云数据源常见问题 这篇文档中,整理了常见的一些用户问题。

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